L’entretien professionnel, de l’obligation légale au levier de performance

Mise à jour : janvier 2024

 

Pourquoi et comment faire de vos entretiens professionnels un véritable levier de performance ? En partant de vos obligations légales, vous avez de multiples manières de les mettre en oeuvre. A vous de choisir de les intégrer à vos pratiques managériales pour en faire un rendez-vous constructif et engageant pour tous.

 

 

Quelles obligations légales pour l’entretien professionnel ?

 

L’entretien professionnel  a remplacé l’entretien axé sur la seule formation professionnelle.

Son objectif ? Garantir au mieux l’évolution professionnelle de vos collaborateurs.

 

Il est bien sûr obligatoire!

Le raisonnement du législateur est le suivant.Pour garantir au mieux l’évolution professionnelle, rien ne vaut la promotion et la formation à intervalles réguliers tout au long de leur carrière.

Vous voilà donc, avec des obligations fermes à réaliser à échéances fixes. Avec de surcroît une sanction financière à la clé pour les plus grosses entreprises d’entre vous (> 50) en cas de non-respect des obligations : formation, promotion, organisation des entretiens aux échéances dues!…

Cette obligation, qui s’impose à tous les employeurs, quel que soit votre effectif, date de la loi du 6 mars 2014. La loi Avenir professionnel de septembre 2018 a poussé la logique un cran plus loin en :

• Resserrant les critères autour de la formation non obligatoire et du respect des échéances ;
• Durcissant les sanctions, les articulant avec le CPF.

 

Le contenu légal de l’entretien professionnel

L’objectif de cet entretien est de faire un point régulier entre :

• Ce que souhaitent vos collaborateurs en matière d’évolution professionnelle,
• Ce que votre entreprise est en mesure de lui proposer.

 

Il concerne tous vos collaborateurs, quelle que soit la nature de leur contrat de travail :

• CDI ou CDD,
• Contrat à temps plein ou à temps partiel

 

Les échéances légales de l’entretien professionnel, levier de performance

L’entretien professionnel doit être organisé tous les deux ans.

La périodicité exacte va s’apprécier selon la date d’embauche du collaborateur concerné dans votre entreprise :

 

 

Il est possible de prévoir une périodicité différente pour la date des entretiens professionnels 1 et 2. Il faut alors négocier un accord collectif de branche ou d’entreprise ou prendre une décision unilatérale signée de votre main. Certains peuvent ainsi être intéressés de faire les campagnes tous les 2 ans pour tous leurs collaborateurs.

Il est également important de savoir qu’il existe des entretiens professionnels « intermédiaires » également obligatoires. Ils sont parfois appelés « entretien de ré-accueil. » Vous devez systématiquement les proposer à vos collaborateurs qui reprendraient le travail après une période de suspension liée à un des évènements suivants

Les sanctions en cas de défaillance sur vos entretiens professionnels

C’est au moment de l’entretien bilan (tous les 6 ans donc) que vous devez vérifier la réalisation des deux conditions cumulatives prévues par la loi Avenir professionnel :

• Votre collaborateur a bien bénéficié d’un entretien professionnel tous les 2 ans (depuis son dernier entretien bilan ou depuis son embauche),
• Il a bénéficié d’une formation non obligatoire.

 

En cas de défaillance :

• Si vous êtes une entreprise de moins de 50 collaborateurs, vous vous exposez au versement de dommages et intérêts à vos collaborateurs lésés. Ils pourraient en effet invoquer un manquement à l’obligation de formation et d’adaptation au poste de travail.
• Si vous êtes une entreprise de plus de 50 collaborateurs, vous devez alors payer l’abondement « correctif. »

Cet abondement correctif est fixé à 3 000€ pour chaque collaborateur (soit 6 fois le montant annuel d’alimentation du CPF) qui n’aurait pas bénéficié des dispositions prévues. Ce montant est forfaitaire. Il s’applique quel que soit le contrat de travail ou sa modalité d’exécution (temps plein, temps partiel).

Concrètement, comment ça se passe ?

Vous devez adresser à votre OPCO, chaque année, la liste des collaborateurs pour lesquels l’entretien bilan a dressé le constat d’une défaillance. Vous y joignez les éléments nécessaires à leur identification et le montant de l’abondement attribué.

Cette somme sera directement versée sur son compte personnel de formation.

Elle doit lui permettre de bénéficier de ressources supplémentaires pour maintenir son employabilité grâce à une ou plusieurs formations qu’il choisira.

De votre côté, vous devez vous acquitter spontanément de l’abonnement correctif total du auprès de la Caisse des dépôts et consignations. Elle est en effet compétente au titre de ses contributions en matière de formation professionnelle.

 

Dans quel délai ?

Application du décret du 30 décembre 2021

Ce paiement spontané doit intervenir au plus tard le dernier jour du trimestre civil suivant la date de l’entretien professionnel état des lieux (organisé tous les 6 ans).

Pour les entretiens bilans réalisés au dernier trimestre 2023, la date butoir est donc au 31 mars 2024.

En cas de carence constatée par l’inspection du travail ou les agents de contrôles en matière de formation professionnelle, vous recevrez une mise en demeure de régulariser votre situation. Ce peut être le cas lorsque :

• Vous n ‘avez pas déclaré les entretiens non réalisés,
• Vous n’avez pas payé le montant de l’abonnement correctif à la CDC, ou vous avez effectué un versement insuffisant,

En cas de persistance de la carence après mise en demeure, vous pourrez être sanctionné d’une somme égale au double de l’insuffisance constatée (6 000€ par collaborateur concerné). Cette sanction s’ajoutera à l’abonnement correctif.

 

💡 En plus de verser l’abondement, vous devez également mettre à jour les données sur les abondements sanction dans votre BDESE (Base de données économiques sociales et environnementales) à l’occasion de la première consultation sur la politique sociale de l’entreprise ou sur les orientations stratégiques organisée dans l’entreprise après le versement.

 

Comment se calcule le seuil de 50 collaborateurs ?

Le calcul se fait en 2 temps :

1. Calculer les effectifs
2. Vérifier que le seuil de 50 a été atteint durant 5 années consécutives.

Pour calculer les effectifs de votre entreprise, il faut appliquer la règle prévue par le Code de la Sécurité sociale (art. L 130-I) et retenir la moyenne du nombre de collaborateurs employés au cours de chacun des mois de l’année civile précédente. N’oubliez pas d’appliquer le prorata au temps de présence pour vos collaborateurs à temps partiels ou pour ceux qui sont entrés/sortis en cours de mois.

Pour 2024, vous devez faire ce calcul pour chaque mois de 2023 et établir ensuite une moyenne sur les 12 mois de l’année.

Dès lors que vous repassez en dessous du seuil de 50 collaborateurs en moyenne une année, le décompte des 5 années consécutives s’arrête. Il reprend à zéro la première année au cours de laquelle ce seuil est à nouveau atteint.

L’entretien professionnel, un véritable levier de performance

L’entretien professionnel est un véritable levier de performance parce qu’il permet au manager comme au collaborateur de prendre un temps d’échange dédié. Et s’il est mené correctement, il alimente vertueusement la spirale de l’engagement et de la fidélisation.

 

L’entretien professionnel, un moment d’échange privilégié

Tout comme l’entretien annuel, l’entretien professionnel est un moment d’échange privilégié entre un employeur et ses collaborateurs. Ou entre des managers et leurs collaborateurs. Pourtant, ces deux entretiens ont des finalités différentes.

 

L’entretien professionnel n’a pas du tout pour objet de parler objectifs, compétences, appréciation de la valeur professionnelle… Il est en revanche là pour permettre au manager et au collaborateur d’aller au-delà du quotidien, de regarder le chemin parcouru et de se projeter vers l’avenir.

Mais pour qu’il soit parfaitement efficace, encore faut-il :

• D’abord lui donner du sens (et remplir une obligation légale n’en est pas un très porteur…),
• Ensuite permettre à vos collaborateurs de le percevoir !

 

Alors ? Comment cet entretien professionnel s’intègre-t-il dans :

• Votre management quotidien ?
• Les actions Rh que vous avez mis en place ?
• Votre culture de l’épanouissement personnel et professionnel ?
• Les perspectives de développement des compétences que vous offrez à vos collaborateurs ?

 

L’entretien professionnel, le moyen de mesurer et d’encourager l’engagement de vos collaborateurs

L’engagement des collaborateurs, c’est ce qui les rend heureux de travailler pour votre entreprise, ce qui les pousse à donner le meilleur d’eux-même au quotidien, ce qui leur donne envie d’apprendre chaque jour et de transmettre autour d’eux,,,

Bref, des collaborateurs engagés, c’est ce que recherche tout employeur.

 

L’entretien professionnel est le moment de faire s’exprimer votre collaborateur sur ses attentes à moyen / long terme. Sur cette base, vous pourrez d’abord identifier dans quelle mesure vous pouvez y répondre. Ensuite, viendra le moment de poser des actions concrètes, progressives, pour jalonner l’évolution de votre collaborateur jusqu’à leur réalisation. Ces actions concrètes vous permettrons de démontrer à vos collaborateurs l’utilité et la pertinence de ces entretiens.