Infographie – Entretien annuel versus entretien professionnel

Mise à jour (passage en italique) : septembre 2019 et décembre 2020

Contient les dispositions relatives à la période transitoire pour l’entretien professionnel (ordonnance du 21 août 2019), et les dispositions d’adaptation relatives au contexte Covid-19 (ordonnance du 2 décembre 2020)

Aujourd’hui, je vous propose de faire le point sur deux entretiens majeurs dans la relation employeur/collaborateur : c »est le match entretien annuel versus entretien professionnel! En effet, de nombreuses idées reçues existent. Beaucoup confondent également les objectifs ou ignorent quels sont leurs obligations légales.

Commençons d’abord par l’entretien annuel

L’entretien annuel est souvent le plus connu. Il est d’ailleurs très souvent mis en place dans les entreprises. Pourtant, c’est seulement un entretien facultatif qui permet de procéder à l’évaluation de vos collaborateurs. Mais s’il est facultatif, il est tout de même fortement recommandé de le mettre en place pour 3 raisons :

• C’est un espace temps dédié à l’échange personnalisé avec votre collaborateur ;
• Il vous permet d’échanger de manière régulière (en général, il a lieu une fois par an, parfois plus);
• Les échanges portent uniquement sur la mise en oeuvre des aptitudes professionnelles.

L’objectif de l’entretien annuel ? Identifier les points forts et les faiblesses de vos collaborateurs et partager ensemble les objectifs et moyens de progression. Cet entretien est donc clairement tourné vers l’amélioration des compétences techniques et des aptitudes relationnelles de chacun.

Vous voulez en savoir plus sur l’entretien annuel, son cadre, ses enjeux… ? Retrouvez les deux articles complets de Mentor RH.

Poursuivons ensuite par l’entretien professionnel

L’entretien professionnel est moins connu. Il est venu remplacer l’entretien axé sur la seule formation professionnelle. Il a quand à lui pour objectif de garantir au mieux l’évolution professionnelle de vos collaborateurs. Et il est obligatoire!

Pour garantir au mieux l’évolution professionnelle, rien ne vaut la promotion et la formation à intervalles réguliers tout au long de leur carrière. C’est la raison pour laquelle le législateur, a mis en place, à échéances fixes, des obligations pour chaque employeur. Et qu’il a de surcroît eu recours à la sanction financière en cas de non-respect des obligations : formation, promotion, organisation des entretiens aux échéances dues!…

C’est la loi du 6 mars 2014 qui est venu généraliser cette obligation à tous les employeurs. La loi Avenir professionnel de septembre 2018 a poussé la logique un cran plus loin en :

• Resserrant les critères autour de la formation non obligatoire et du respect des échéances ;
• Durcissant les sanctions, les articulant avec le CPF.

En image et de manière synthétique, voici le résultat du match : entretien annuel versus entretien professionnel!

APPLICATION DANS LE TEMPS DE LA LOI – MISE EN ŒUVRE EN 2019-2020

Concernant l’entretien professionnel, son application dans le temps peut vous interroger : comment calculer les échéances obligatoire des entretiens bi-annuels et de l’entretien bilan?

Voici donc une synthèse rapide :

Pour vos collaborateurs embauchés avant le 7 mars 2014 :

• 1^er entretien professionnel obligatoire : la première échéance était pour le mois de mars 2016.
• 2^nd entretien professionnel obligatoire: il a du se tenir au mois de mars 2018.
• 3^ème entretien professionnel obligatoire et bilan: il devra être réalisé en mars 2020.

C’est à ce moment-là que vous devrez vérifier la réalisation des deux conditions cumulatives prévues par la loi pour les entreprises > 50 salariés. En cas de défaillance, vous devrez alors payer l’abondement « correctif. »

Pour mémoire, cet abondement correctif est fixé à 3 000€ pour tout collaborateur qui n’aurait pas bénéficié des dispositions prévues. Cette somme sera ensuite directement versée sur son compte personnel de formation. Elle doit lui permettre de bénéficier de ressources supplémentaires pour maintenir son employabilité grâce à une ou plusieurs formations qu’il choisira.

Pour vos collaborateurs embauchés après le 7 mars 2014 : les entretiens professionnels doivent être réalisés :

• 1^er entretien professionnel obligatoire: avant la date anniversaire des 2 ans de présence dans votre entreprise.
• 2^nd entretien professionnel obligatoire: avant la date anniversaire des 4 ans de présence dans votre entreprise.
• 3^ème entretien professionnel obligatoire et bilan: avant la date anniversaire des 6 ans de présence dans votre entreprise.

Période transitoire mise en place par Ordonnance du 21 août 2019 :

Le gouvernement a publié cet été une « Ordonnance coquilles » relative à la loi Avenir professionnel. Elle introduit en matière d’entretiens professionnels une période transitoire. 

Jusqu’au 31 décembre 2020, l’employeur peut justifier du respect des obligations prévues à l’article L. 6315-1 II et L. 6323-13 al.1 du code du travail dans leur version en vigueur au 31 décembre 2018.

Qu’est ce que ça signifie concrètement, si vous êtes concernés? En fait, cette disposition vous ouvre 2 options pour justifier de l’accomplissement de vos obligations :

1. Application de la loi du 5/03/2014 : vous prouvez que vos collaborateurs ont, de manière CUMULATIVE, bénéficié :

*D’un entretien professionnel tous les 2 ans ;

*D’au moins 2 des 3 mesures suivantes : formation, acquisition d’éléments de certification et progression salariale ou professionnelle.

2. Application de la loi du 5/09/2018 :  vous prouvez que vos collaborateurs ont, de manière CUMULATIVE, bénéficié :

*D’un entretien professionnel tous les 2 ans ;

*D’au moins une formation « autre » qu’une « formation obligatoire.

Cette option vous est ouverte jusqu’au 31 décembre 2020. Au-delà, seule la loi du 5 mars 2018 sera applicable.

Ce texte sera peut être le bienvenu pour certains? En revanche, il ne sera aucun secours à ceux d’entres vous qui n’auraient pas réalisés les entretiens professionnels de leurs collaborateurs aux échéances prévues…

Pensez donc à actualiser vos process de suivi des échéances et obligations en matière d’entretiens professionnels!

L’adaptation de l’organisation de l’entretien professionnel à la crise de Covid19

Pour vos collaborateurs embauchés avant mars 2014 ou en mars 2014, l’entretien professionnel bilan devait donc avoir lieu en mars 2020…

Et pour chaque mois anniversaire,  6 ans plus tard.

Les entretiens tous les 2 ans devaient également être tenus au fur et à mesure des dates anniversaire.

Vous n’avez pas eu le temps de les organiser avant le 16 mars ? Voici un récapitulatif des consignes et évolutions réglementaires mises à jour pour s’adapter à la situation :

• Vous avez désormais jusqu’au 30 juin 2021 pour réaliser vos entretiens professionnels et entretiens bilans dus au titre de cette année 2020. Cette règle vaut pour tous vos collaborateurs embauchés :

Pour l’entretien bilan :

• • Avant mars 2014,
  • Entre mars 2014 et juin 2015.

Pour l’entretien tous les 2 ans : depuis mars 2014.

• La pénalité de 3000€ par abondement du CPF ne s’appliquera pas jusqu’au 31 décembre 2020 30 juin 2021.
  • Pour mémoire, elle est due si vous avez plus de 50 salariés et dès lors que vous n’avez pas rempli vos obligations en matière d’entretien professionnel.
  • Le Ministère du travail a précisé que ces abondements ne seront dus qu’à partir du 1er janvier octobre 2021 en cas de carence persistante.

Vous pouvez retrouver dans l’article « Entretiens professionnels : de l’obligation légale au levier de performance » les modalités et délais de règlement de cet abonnement sanction.

• L’entretien professionnel bilan (ou intermédiaire – tous les 2 ans) peut être réalisé en visioconférence.
  • Il doit bien sûr respecter le formalisme prévu pour être valable et notamment faire l’objet d’un compte rendu écrit remis à votre collaborateur.

Texte de référence : Ordonnance n°2020-387 du 1er avril 2020, Ordonnance n°2020-1501 du 2 décembre 2020

Alors? Qui gagne le match entretien annuel versus entretien professionnel?

Nous voyons bien qu’il s’agit ici de deux pans essentiels et complémentaires de votre relation avec vos collaborateurs :

• L’évaluation de ses aptitudes professionnelles : un enjeu fondamental pour vous. Un enjeu fort pour vos collaborateurs afin d’améliorer leurs perspectives d’évolution.
• L’attention tout au long de leur carrière aux enjeux de développement des compétences et d’évolution professionnelle. L’objectif? Améliorer leurs perspectives de maintien dans l’emploi sur le long terme.