Les obligations d’information des nouveaux collaborateurs

Sommaire :

• 8 informations à transmettre dans les 7 jours de l’embauche
• 6 informations à transmettre dans le mois de l’embauche
• Caractéristiques et modalités de transmission de ces informations obligatoires
• Gérer les demandes des collaborateurs déjà en place
• Gérer les modifications d’information dans le temps

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8 informations à transmettre dans les 7 jours de l’embauche

Depuis le 1er novembre 2023, chaque employeur doit désormais transmettre à tout nouveau collaborateur, dans les 7 jours calendaires de son embauche, les informations relatives aux sujets suivants :

• Identité des parties au contrat de travail : employeur et collaborateur,
• Lieu(x) de travail, ainsi que si elle est distincte, l’adresse de l’employeur,
  • Lorsque le lieu de travail est divers ou que votre collaborateur peut choisir son lieu de travail, ce principe doit être indiqué.
• Intitulé du poste, fonctions, catégorie socioprofessionnelle ou catégorie d’emploi,
• Date d’embauche, soit le 1er jour travaillé,
• En cas de CDD, la date de fin ou la durée prévue du contrat,
• En cas de période d’essai, sa durée et ses conditions de mise en oeuvre,
• Rémunération :
  • les éléments détaillés constituant la rémunération, ainsi que le cas échéant les majorations pour les heures supplémentaires;
  • la périodicité et les modalités de paiement de cette rémunération.
• Durée du travail :
  • Quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou ses modalités d’aménagement le cas échéant sur une autre périodicité.
  • les conditions dans lesquelles le collaborateur pourra être amené à réaliser des heures supplémentaires ou complémentaires,
  • éventuellement, les modalités de changement d’équipes si votre entreprise recourt au travail en équipes successives alternantes.

Ces informations, structurantes pour la relation contractuelle avec votre nouveau collaborateur, recoupent pour la plupart des éléments obligatoires du contrat de travail. On peut par ailleurs en retrouver dans sa déclaration préalable à l’embauche ou son bulletin de paie.

La date butoir de 7 jours s’applique pour les informations qui n’auraient pas été déjà fournies par ailleurs.

 

Et voici la synthèse de toutes ces informations en infographie.

 

💡 La meilleure manière de sécuriser cette obligation ?

Ne jamais entamer la mise en oeuvre d’une relation contractuelle sans avoir signé le contrat en 2 exemplaires originaux, dont l’un remis à votre collaborateur au plus tard le jour de son embauche!

Il va sans dire que ce contrat, comprenant éventuellement une annexe, comporte l’ensembles des mentions évoquées juste au-dessus!

 

6 informations à transmettre dans le mois de l’embauche

Vous devez également remettre à votre nouveau collaborateur, dans le mois de son embauche, d’autres informations, moins essentielles, mais importantes pour le bon déroulé de la relation contractuelle .

Les voici :

• Pour les contrats de travail temporaire : nom de l’entreprise utilisatrice, encore appelée “entreprise cliente”,
• Droit à la formation professionnelle,
• Durée des congés payés ou a minima, les modalités pour la calculer,
• Procédure applicable pour rompre le contrat,
• Conventions ou accords collectifs applicables dans votre entreprise,
• Assurance : Régimes obligatoires auxquels votre collaborateur est affilié (organisme de sécurité sociale, de retraite), ainsi que les contrats de protection sociale complémentaire dont il va bénéficier.

Ici aussi, vous pouvez faire le choix d’inclure ces mentions, dans le contrat de travail, une annexe à ce dernier, ou dans un document distinct.

Et voici le récapitulatif en image!

 

 

Les caractéristiques et modalités de transmission de ces informations obligatoires

Par principe, les informations les plus importantes sont remises sous format papier, par tout moyen, sous réserve de pouvoir générer une preuve de la date de cette remise.

Il est possible pour garantir cela de faire une remise en main propre contre décharge au collaborateur, lui permettant d’attester avoir reçu, à telle date, l’ensemble des informations requises.

 

Exceptionnellement, il est possible de procéder à une transmission électronique de ces informations. Il faut pour cela que 3 conditions cumulatives soient remplies :

🎯 D’abord que votre nouveau collaborateur dispose d’un accès électronique,

🎯 Ensuite que les informations transmises puisse bien être imprimées et enregistrées,

🎯 Enfin, que vous soyez en mesure, en tant qu’employeur, de conserver un justificatif de la transmission ou de la bonne réception de ces informations par votre collaborateur.

💡Le code du travail numérique devrait mettre à disposition 3 modèles de documents pour faciliter la mise en oeuvre de ces nouvelles obligations. A suivre… nous attendons toujours l’arrêté… En attendant, voici une synthèse de vos obligations en infographie.

 

 

Gérer les demandes des collaborateurs déjà en place

Vos collaborateurs en place ont, depuis le 1er novembre 2023, le droit de vous demander la communication de l’ensemble des informations citées dont ils n’auraient pas eu connaissance lors de leur embauche.

Lorsqu’une telle demande vous parvient, vous devez alors y répondre dans les délais prévus pour la transmission initiale :

💫 7 jours calendaires pour les informations essentielles,

💫 1 mois calendaires pour les autres informations.

 

Gérer les modifications d’information dans le temps

Lorsqu’une ou plusieurs informations visées évoluent, vous devez remettre à votre collaborateur un document indiquant ces modifications. Vous devez le faire dans les plus brefs délais, et au plus tard à la date de prise d’effet de ces modifications.

Vous pouvez réaliser cette notification par papier ou au format électronique, dans les conditions explicitées au point précédent.

Une exception vous exonère néanmoins de cette obligation : lorsque cette modification est due à un changement de législation ou de l’accord collectif en vigueur.

 

Un de vos collaborateurs part plus de 4 semaines consécutives à l’étranger ?

Vous avez alors un complément d’information en 5 points à fournir à votre collaborateur impérativement avant son départ.

🎯 Pays dans lequel se déroulera la mission à l’étranger,

🎯 Durée du séjour,

🎯 Devise qui va servir au paiement de sa rémunération,

🎯 Avantages en espèce et en nature liés aux missions confiées,

🎯 Si vous organisez ou non un rapatriement si nécessaire, et le cas échéant ses conditions.